4 min czytania
E-paragon to elektroniczne potwierdzenie sprzedaży, które w wielu sytuacjach może zastąpić papierowy paragon. Dzięki niemu ograniczasz koszty druku, porządkujesz dokumenty i ułatwiasz klientom dostęp do dowodów zakupu. Poniżej w prostych krokach wyjaśniam, kiedy możesz wystawić e-paragon, jakie są wymagania i jak to wdrożyć bez bólu głowy.
Co to jest e-paragon
To cyfrowa forma paragonu fiskalnego wystawiona przez kasę online lub kasę w postaci oprogramowania. Ma taką samą moc dowodową jak wydruk i potwierdza zarówno zakup, jak i zapłatę.
Kiedy można wystawić e-paragon
E-paragon możesz wystawić zawsze, gdy normalnie wydajesz paragon fiskalny, pod warunkiem że:
- masz zgodę nabywcy na formę elektroniczną,
- uzgodnisz z nim sposób przekazania dokumentu.
Jeśli klient nie zgodzi się na e-paragon, musisz wydać paragon papierowy.
Warunki po stronie sprzedawcy
Aby legalnie wystawiać e-paragony, potrzebujesz:
- kasy rejestrującej online lub kasy wirtualnej z funkcją e-paragonu,
- połączenia z Centralnym Repozytorium Kas,
- procesu zbierania zgody klienta i sposobu doręczenia e-paragonu,
- konfiguracji oprogramowania lub integracji z dostawcą, który obsługuje przesyłkę e-paragonów.
Jak przekazać e-paragon klientowi
Najczęściej spotykane metody to:
- aplikacja mobilna do e-paragonów,
- e-mail lub link do pobrania,
- kod QR wyświetlany przy kasie, który klient skanuje i pobiera paragon.
Wybierz kanał, który jest wygodny dla Twoich klientów i łatwy do obsługi w punkcie sprzedaży.
Co musi zawierać e-paragon
Tak jak papierowy odpowiednik powinien mieć m.in. nazwę sprzedawcy, NIP, datę i godzinę, pozycje sprzedażowe z VAT, łączną kwotę, sposób płatności i unikalny numer paragonu.
Kiedy nie wydasz e-paragonu
- klient nie wyraża zgody na formę elektroniczną,
- masz awarię systemu lub brak łączności,
- Twoje urządzenie fiskalne nie obsługuje funkcji e-paragonu.
W takich przypadkach wystaw tradycyjny paragon papierowy.
Korzyści dla firmy i klientów
- mniej papieru i kosztów materiałów eksploatacyjnych,
- szybsza obsługa i mniejsze ryzyko zgubienia paragonu,
- łatwiejsze reklamacje i zwroty,
- lepszy porządek w dokumentach po obu stronach.
Jak wdrożyć e-paragon w 5 krokach
- Sprawdź sprzęt – upewnij się, że kasa online ma funkcję e-paragonu lub rozważ kasę wirtualną.
- Skonfiguruj oprogramowanie – włącz e-paragony, ustaw kanały doręczeń.
- Przygotuj zgodę klienta – krótki komunikat przy kasie lub w regulaminie oraz checkbox w systemie.
- Przeszkol zespół – kiedy proponować e-paragon, jak go wysłać, co robić przy odmowie.
- Przetestuj – zrób kilka transakcji testowych, sprawdź doręczenie i wygląd dokumentu.
FAQ w pigułce
Czy e-paragon zastępuje papier?
Tak, jeśli klient wyrazi zgodę i otrzyma dokument elektronicznie.
Czy muszę pytać o dane osobowe?
Nie zawsze. E-paragon można przekazać anonimowo przez aplikację lub link. E-mail bywa wygodny, ale nie jest obowiązkowy.
Czy z kasy dalej wystawię fakturę?
Wystawianie faktur bezpośrednio z kasy jest wygaszane. Standardem jest paragon papierowy lub elektroniczny, a faktury wystawiaj w systemie fakturowym.
Czy e-paragon działa przy zwrotach i reklamacjach?
Tak. Ma taką samą ważność jak paragon papierowy, więc klient może go okazać w formie elektronicznej.
Chcesz wdrożyć e-paragony w swoim sklepie lub punkcie usługowym? Zacznij od sprawdzenia, czy Twoja kasa i oprogramowanie obsługują wysyłkę e-paragonów, a następnie przygotuj prostą zgodę i krótką instrukcję dla zespołu. To szybka zmiana, która realnie usprawnia pracę.